Diese Einkunftsquelle tritt in der Praxis sehr häufig auf und ist gleichzeitig dafür bekannt, dass es umfangreiche steuerliche Regelungen gibt, die man unbedingt wissen sollte um die Einkünfte steuerlich zu optimieren.
Wichtige Schlagworte dazu sind zB die Umsatzsteuerpflicht, Werbungskosten, Ermittlung der Abschreibung, Verluste, Vermietung von Geschäftslokalen versus Vermietung von Wohnungen etc..

Beispiele:

Sie erben von der Großmutter eine Eigentumswohnung und das eigene Wohnbedürfnis ist befriedigt. Daher wird die großmütterliche Wohnung zunächst vermietet. So rasch gerät man in der Praxis als steuerlich unbedarfter Bürger in die Verlegenheit, eigenständig und unaufgefordert Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung ermitteln und natürlich in die Steuererklärung aufnehmen zu müssen.

Oder…

besitzen Sie Immobilien, welche Sie zu Geschäftszwecken vermieten, dann sind diese Einnahmen dem Finanzamt gegenüber zu erklären. Unter bestimmten Umständen sind für diese Einkünfte Einkommensteuer und Umsatzsteuer bzw. Gebühren zu entrichten.

Allgemeines zur Einkunftsart "Vermietung und Verpachtung"

Die Einkunftsart "Vermietung und Verpachtung" ist gegenüber den ersten fünf Einkunftsarten (Einkünfte aus Land- und Forstwirtschaft, Einkünfte aus selbständiger Arbeit, Einkünfte aus Gewerbebetrieb, Einkünfte aus nichtselbständiger Arbeit und Einkünften aus Kapitalvermögen) subsidiär. Das heißt, unterliegen die Einkünfte schon den ersten fünf Einkunftsarten, gelten deren Vorschriften und nicht die Vorschriften über Vermietung und Verpachtung.

Beispiel:

Vermietet eine GmbH ein Grundstück, so gehört dieses Grundstück zu ihrem Betriebsvermögen. Aufgrund dessen wird das Grundstück in die Bilanz der GmbH aufgenommen und der Gewinn durch doppelte Buchführung ermittelt. Die Mieterträge sind in diesem Fall Einkünfte aus Gewerbebetrieb.
Vermietet nun eine Privatperson und nicht eine GmbH dieses Grundstück, liegen Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung vor. Eine Bilanzierung ist somit ausgeschlossen.

Wie werden die Einkünfte aus "Vermietung und Verpachtung" ermittelt?

Die Einkunftsermittlung aus Vermietung und Verpachtung erfolgt ausnahmslos nach dem Prinzip der Gegenüberstellung der Einnahmen und der Werbungskosten. Einnahmen sind also die Miete und eventuell die Betriebskosten, die Sie von Ihrem Mieter einnehmen. Das Steuerrecht meint mit dem Begriff Werbungskosten Aufwendungen und Ausgaben, die im Zusammenhang mit der Vermietung oder der Verpachtung stehen, wie z. B. Absetzung für Abnutzung (Afa), Betriebskosten, Zinsen für die Finanzierung des Gebäudes. Für die zeitliche Zuordnung gilt das Zufluss-/Abflussprinzip. Demnach gelten Einnahmen in jenem Kalenderjahr als bezogen, in dem sie dem Steuerpflichtigen zugeflossen sind. Der Steuergesetzgeber hat aber auch hier einige Durchbrechungen dieses Zufluss-/Abflussprinzips vorgesehen, die wichtigste sei an dieser Stelle erwähnt: Wird die Miete Dezember mit Fälligkeit am 31.12. eines jeden Jahres "kurze Zeit nach dem Jahresbeginn", z. B. erst am 7. Jänner auf Ihr Bankkonto überwiesen, gilt diese Mieteinnahme noch im alten Kalenderjahr als bezogen. Als kurze Zeit versteht die Finanzbehörde bis fünfzehn Tage.

Vorwegwerbungskosten

Es können auch dann schon steuerlich abzugsfähige Werbungskosten vorliegen, wenn zum Zahlungszeitpunkt noch keine Einnahmen zufließen (Vorwerbungskosten). Die künftige Vermietung muss jedoch mit ziemlicher Sicherheit feststehen (z. B. mit dem zukünftigen Mieter ist bereits ein bindender Vertrag abgeschlossen worden = Vermietungsabsicht).

• Einen klassischen Fall der Vorwerbungskosten stellen Sanierungsaufwendungen dar. Sollten Sie ein bisher privat genutztes Gebäude zum Zwecke der Vermietung sanieren, sind diese Kosten bereits vor der Einnahmenerzielung abzugsfähig.

Beginn der Abschreibung (AfA)

Wird ein Gebäude in Vermietungsabsicht angeschafft, kann die AfA bereits ab der Inbetriebnahme dem Anschaffungszeitpunkt geltend gemacht werden, auch wenn die tatsächliche Vermietung erst später erfolgt.

Gutachten können den Abschreibungssatz erhöhen

Ohne Nachweis einer kürzeren technischen Nutzungsdauer ist bei Vermietung durch einen Privaten immer die gesetzliche festgelegte Nutzungsdauer von 67 Jahren bzw. ein AfA-Satz von 1,5 % maßgeblich, auch dann, wenn ein bereits in Nutzung stehendes Gebäude angeschafft wurde. Diese gesetzliche Nutzungsdauer kann nur bei Nachweis eines Gutachtens verkürzt werden. Bei Gebäuden, die betrieblichen Zwecken dienen (z. B. vermietete Produktionshalle), ist eine kürzere technische Restnutzungsdauer (kürzer als 67 Jahre) sehr häufig. In diesen Fällen ist die Erstellung eines Gutachtens empfehlenswert.

• Abschreibung auf Gebäude bei betrieblich genutzten Gebäuden

Bei der Absetzung für Abnutzung (AfA) von Gebäuden gilt nun für unmittelbar betrieblich genutzte Gebäude ein einheitlicher Abschreibungssatz von 2,5 % der Anschaffungskosten. Bei Betriebsgebäuden, die zu Wohnzwecken vermietet werden, ist ein geringerer Abschreibungssatz von 1,5 % (bisher 2 %) anzuwenden (wie im außerbetrieblichen Bereich). Wie bisher ist der Nachweis einer kürzeren Abschreibungsdauer möglich.
Privatvermögenaufteilung Grundstück und Gebäude
Fallen die Einkünfte aus der Vermietung unter Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung, wird die Abschreibung von den auf das Gebäude entfallenden Anschaffungs- oder Herstellungskosten (bzw. fiktiven Anschaffungskosten) berechnet. Daher muss von den gesamten Kosten der Wert ermittelt werden, der auf das Gebäude entfällt.

Diese Aufteilung wurde in einer Verordnung neu geregelt.

• Gemeinden mit weniger als 100.000 Einwohnern

In diesen Gemeinden sind als Grundanteil 20 % des Werts auszuscheiden, wenn der durchschnittliche Quadratmeterpreis für das Bauland und für voll aufgeschlossene unbebaute Grundstücke (baureifes Land) weniger als € 400,00 beträgt.

• Gemeinden mit mindestens 100.000 Einwohnern

In Gemeinden, in denen mindestens 100.000 Einwohner leben und in Gemeinden, in denen der durchschnittliche Quadratmeterpreis für Bauland und baureifes Land bei mindestens € 400,00 liegt, beträgt der Anteil von Grund- und Boden

• 30 %, wenn das Gebäude mehr als 10 Wohn- oder Geschäftseinheiten umfasst oder
• 40 % wenn das Gebäude bis zu 10 Wohn- oder Geschäftseinheiten umfasst. (Hinweis: Laut Verordnung liegt eine eigene Geschäftseinheit jedenfalls pro angefangenen 400 m2 Nutzfläche vor)

Abschreibung bei unentgeltlichem Erwerb

Bei Erwerb eines Gebäudes durch Erbschaft oder Schenkung ist die Absetzung für Abnutzung vom Rechtsvorgänger fortzusetzen. Es ist weder eine neue Bemessungsgrundlage, noch ein neuer AfA-Satz zu ermitteln.

Dies ist auch anzuwenden, wenn das Gebäude oder die Wohnung nicht durchgehend vermietet wird, aber vom Rechtsvorgänger bereits einmal vermietet wurde. Bei der Ermittlung der noch verbleibenden Nutzungsdauer bleibt die Zeit der „Nichtvermietung“ unberücksichtigt. Nur wenn die Vermietung des Rechtsvorgängers mehr als zehn Jahre zurückliegt, können die fiktiven Anschaffungskosten für die Afa-Bemessung herangezogen werden.

Subventionen

Subventionen aus öffentlichen Mitteln sind nicht als Einnahmen aus Vermietung und Verpachtung anzusetzen, daher sind sie nicht steuerpflichtig. Die damit geförderten Instandhaltungs-, Instandsetzungs- oder Herstellungskosten sind aber um diese Subvention zu kürzen, bevor sie als Werbungskosten abgezogen werden. Ein etwa übersteigender Subventionsbetrag ist allerdings steuerpflichtig.

Umsatzsteuer

Prinzipiell unterliegen Ihre Einnahmen als Vermieter auch der Umsatzsteuer. Sollten Ihre Umsätze jedoch unter € 30.000,00 (=Nettogrenze) jährlich liegen, so sind Sie als Kleinunternehmer von der Umsatzsteuer befreit. Sie können sich dafür zB von den Rechnungen für Reparaturen auch keine Vorsteuer abziehen. Es besteht jedoch die Möglichkeit, auf die Anwendung der Kleinunternehmerregelung zu verzichten. Damit werden Sie vorsteuerabzugsberechtigt.

Option zur Umsatzsteuer-Normalbesteuerung

Fallen höhere Vorsteuerbeträge bei einem Kleinunternehmer (z. B. aus dem Erwerb einer Eigentumswohnung, aus Sanierungsaufwendungen oder aus Zubauten) an, kann eine „Option zur Steuerpflicht“ sinnvoll sein. Damit wird zwar der Vermietungsumsatz steuerpflichtig (10 % bei Wohnungsmieten), die Vorsteuern werden jedoch gleichzeitig abzugsfähig. Bei Vermietung von Geschäftsräumlichkeiten müsste abermals zur USt (Steuersatz 20 %) optiert werden (sofern möglich). Jedoch Vorsicht: Kein Springen zwischen Steuerfreiheit und Normalversteuerung.

Der Verzicht auf die Kleinunternehmer-Regelung bindet für mindestens fünf Jahre und kann nur am Beginn eines Jahres widerrufen werden. Auf jeden Fall muss zehn bzw. 20 Jahre lang „normal versteuert“ werden, sonst müssen die Vorsteuerbeträge wieder (anteilig) zurückbezahlt werden.

Vermietung von Geschäftslokalen

Wird nicht zu Wohnzwecken vermietet, kann der Vermieter zwischen „steuerfreiem Umsatz“ und „mit 20 % zu versteuerndem Umsatz“ und steuerpflichtigem Umsatz (mit 20 %) wählen (Option zur Steuerpflicht). Diese Option kann für jedes Bestandsverhältnis gesondert ausgeübt werden.

Die Möglichkeit der Option zur Steuerpflicht besteht grundsätzlich allerdings nur, wenn der Mieter das Grundstück nahezu ausschließlich für Umsätze verwendet, die den Vorsteuerabzug nicht ausschließen (z. B. ist eine Option nicht möglich, wenn der Mieter ein Arzt ist, der die Räumlichkeiten für seine Arztpraxis nutzt, weil der Arzt nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt ist). Nahezu ausschließlich bedeutet in diesem Fall zu mindestens 95 %. 

Verluste bei Vermietung

Treten bei Ihrer Vermietung vorübergehend Verluste auf, so können Sie diese Verluste im gleichen Jahr mit anderen positiven Einkünften (z. B. aus Ihrem Betrieb oder Ihrem Einkommen aus nichtselbständiger Arbeit) verrechnen und sparen damit Einkommensteuer. Sollten Sie neben den Vermietungseinkünften keine positiven Einkünfte haben, so sind Ihre Verluste aus Einkünften aus Vermietung und Verpachtung verloren, da sie nicht in das Folgejahr vortragsfähig sind. Aber Achtung: Bei dauernden Verlusten prüft die Finanz, ob Sie mit Ihrer Vermietung überhaupt Einkünfte erzielen wollen oder, ob es sich um eine so genannte „Liebhaberei“ handelt. Dies ist dann mit Rentabilitäts- bzw. Prognoserechnungen zu widerlegen. Werden Ihre negativen Einkünfte aus Vermietung als Liebhaberei eingestuft, so können Sie die angefallenen Verluste nicht mehr mit positiven Einkünften verrechnen.